Bagaimana tahap-tahap dalam meminjam arsip

Dalam melakukan peminjaman ada beberapa hal yang harus di lakukan antara lain;

Setiap peminjaman dokumen dilakukan oleh Petugas Arsip Unit Kerja pemilik dokumen.
Peminjaman bisa dilakukan dengan cara mengirimkan email kepada petugas di Record Center yang berisikan dokumen apa yang ingin di pinjam atau bisa di lakukan secara langsung bertemu dengan petugas di Record Center.
Peminjam harus membuat dan mengisi Bon Pinjam Dokumen yang ditandatangani oleh Petugas Arsip dan Pimpinan Unit kerja pemilik Dokumen.
Peminjaman dokumen vital dan atau konfidensial harus mendapat persetujuan dari Pimpinan Unit Kerja, Kepala Unit Kerja yang membawahi Pemilik Dokumen.
Peminjaman dilakukan pada jam kerja
Pengiriman/pengembalian kotak dokumen dikirim/diambil langsung dari atau /ke Unit Kerja pemilik dokumen.
Peminjaman bisa dilakukan dengan cara mengirimkan email kepada petugas di Record Center
Peminjam harus mengembalikan dokumen yang dipinjam selambat-lambatnya 5(lima) hari kerja, kecuali untuk keperluan audit, litigasi dan riset.
Peminjaman dapat diperpanjang dengan mengup-date bon pinjam dokumen.
Jika dokumen belum dikembalikan maka Petugas menyampaikan formulir “Reminder” Peminjaman Dokumen.
Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Dokume dibuat dan ditandatangani oleh Team Leader, dan Petugas, Pimpinan Unit Kerja pemilik dokumen jika dokumen yang dipinjam belum juga dikembalikan.
Dokumen yang dikembalikan setelah Berita Acara Kehilangan/Kerusakan Dokumen diterbitkan, maka Team Leader membuat Berita Acara Pembatalan Kehilangan/Kerusakan Dokumen yang ditandatangani oleh Team Leader dan Petugas Arsip, Pimpinan Unit Kerja Pemilik